Calculadora del costo de un empleado

Qué calcula

Esta herramienta ordena cuatro bolsas para estimar el costo mensual de una persona trabajadora dependiente: salario, auxilio de transporte cuando aplica, obligaciones a cargo del empleador y provisiones de prestaciones. No pretende liquidar una nómina completa ni reemplazar la clasificación contable de cada pago.

El salario mínimo de 2026 es $1.750.905 y el auxilio de transporte es $249.095 cuando procede; las cifras están vigentes al 18 de agosto de 2026. Revise salario mínimo y auxilio de transporte antes de construir un presupuesto.

Cómo leer el costo total

No confunda costo mensual presupuestado con el valor de una factura, un desprendible o una liquidación final. Para revisar qué integra cada prestación, consulte salario base de liquidación; para separar trabajador y empleador, use la calculadora de aportes.

Fórmula y ejemplo manual

Costo mensual = salario + auxilio aplicable + aportes/parafiscales del empleador + provisiones

Ejemplo puramente aritmético: salario y pagos salariales por $2.000.000, auxilio por $249.095, obligaciones calculadas por la nómina por $350.000 y provisiones por $420.000. La suma sería $3.019.095. Los $350.000 y $420.000 son valores hipotéticos para mostrar cómo sumar; no son tasas ni una obligación universal.

Un presupuesto serio debe obtener las obligaciones desde el IBC y las condiciones reales de la empresa. La guía de salario y nómina ayuda a distinguir devengado, descuentos y bases.

Qué puede mover el resultado

• IBC y conceptos salariales: no todo pago tiene el mismo tratamiento para cotizar o provisionar.
• Riesgo de la actividad: la ARL depende de la actividad y la clasificación aplicable.
• Tipo de empleador y exoneraciones: pueden cambiar algunos aportes y parafiscales.
• Auxilio y jornada: transporte, trabajo parcial, novedades y días no trabajados requieren ajuste.
• Momento del pago: una provisión mensual no es el mismo flujo de caja que el pago semestral o anual.

Supuestos, límites y errores frecuentes

1. La herramienta suma valores que usted suministra; no adivina tasas, exoneraciones ni el riesgo de la empresa.
2. No automatiza retención del trabajador, libranzas, embargos, cuotas sindicales ni descuentos particulares.
3. No incluye indemnización, bonificaciones extraordinarias, dotación, horas extra u otros conceptos no ingresados.
4. No use un porcentaje genérico para todas las empresas: confirme la liquidación en la PILA y los reportes de nómina.
5. No duplique prima, cesantías, intereses o vacaciones si ya están incluidos en una bolsa de provisiones.

Qué hacer con la estimación

Conserve el presupuesto junto con la nómina que lo respalda y revise cada bolsa frente al calendario de prestaciones. Si necesita comparar lo que recibe la persona con lo que asume la empresa, pase a la calculadora de salario neto y documente cualquier diferencia antes de reclamar.

¿El auxilio hace parte del costo de contratar?

Cuando se reconoce, sí debe presupuestarse como costo de la relación, aunque no sea salario y no integre todas las bases. La condición de reconocimiento debe revisarse cada periodo.

¿El costo incluye la liquidación al terminar?

No automáticamente. La liquidación final puede incluir prestaciones causadas, salario pendiente e indemnización según el caso. Use la calculadora de liquidación laboral cuando termine el contrato.